訪問指導と監査は、どちらも監理団体が実習実施者（受入企業）を訪ねる業務ですが、性質は別物です。訪問指導は第1号技能実習の期間中、毎月1回以上、実習が計画どおりに行われるよう指導する業務。監査は3か月に1回以上、実習実施者が法令と計画を守っているかを確認する業務です。 頻度も、目的も、残すべき記録も違います。
現場では「今月も行くから、まとめて済ませたい」という感覚で2つが混ざりがちです。混ざること自体が直ちに問題なのではなく、記録が混ざることが後で問題になります。この記事では、2つの違いと、記録をどう分けて残すべきかを整理します。
目的の違い——「育てる」と「確かめる」
訪問指導の目的は、実習が技能実習計画に沿って行われるように指導することです。認定計画と実際の作業内容がずれていないか、指導体制は機能しているか、実習生が計画どおり技能を身につけられる環境か。ずれがあれば、その場で正す方向に働きかけます。姿勢としては「育てる」側の業務です。
監査の目的は、実習実施者が法令を守り、計画どおり実習を行っているかを確かめることです。労働時間や賃金台帳の確認、実習生との面談、事業所の実地確認。姿勢としては「確かめる」側で、確認の結果は監査報告書として機構に提出されます。
同じ訪問でも、この2つは立ち位置が逆向きです。指導は企業と同じ側に立って計画への到達を助け、監査は一歩引いた位置から適正性を判定します。
頻度と記録の違い
| 訪問指導 | 監査 | |
|---|---|---|
| 頻度 | 第1号技能実習で毎月1回以上 | 3か月に1回以上（＋問題発生時の臨時監査） |
| 中心となる作業 | 実地での確認と指導 | 帳簿確認・面談・実地確認 |
| 記録 | 訪問指導記録 | 監査報告書 |
記録の性質も違います。訪問指導記録は「何を確認し、何を指導したか」の記録で、書き方は別の記事で工程に分けて整理しています。監査報告書は「何を確認し、適正だったか」の記録で、7つの工程を経て出来上がります。
2つの記録は、互いに参照し合う
実務で効いてくるのは、この2つの記録が独立していないという点です。
監査の前には、前回監査からの訪問指導記録を見返して、指摘済みの事項が改善されたかを確認します。訪問指導の場では、前回の監査で出た指摘のその後を見ます。つまり、片方の記録の質が、もう片方の業務の質を決めます。
訪問指導記録が「特に問題なし」の一行で積み上がっていると、監査の前に読み返しても判断材料になりません。逆に、確認した事実と指導した内容が具体的に残っていれば、監査は「前回からの差分を確かめる」作業になり、毎回ゼロから見る必要がなくなります。是正指摘への対応が重くなるか軽く済むかも、この日常の記録の質で決まります。
現場で混ざりやすい3つのポイント
① 同日実施のときの記録の分離。 訪問指導と監査を同じ日に行うこと自体は運用上あり得ますが、記録は別々に、それぞれの様式で残す必要があります。1つのメモから2つの記録を起こす場面で、どちらに何を書くかが曖昧になりがちです。
② 「指導した」のか「確認した」のかの区別。 同じ事実——たとえば作業内容が計画と少しずれている——でも、訪問指導なら「ずれを指摘し、翌月までの是正を指導した」と残し、監査なら「ずれを確認し、監査報告書に記載した」と残します。動詞が違えば、後工程での扱いも違います。
③ 頻度の管理が別々に走る。 月1回の訪問指導と3か月に1回の監査は周期が違うため、企業数が増えるとスケジュール管理そのものが負荷になります。どの企業にいつ、どちらの目的で行くのかの管理は、担当者の記憶に置くには複雑すぎる形をしています。
記録の様式が、業務の質を支える
2つの業務の違いは、突き詰めると記録様式の違いに表れます。訪問指導記録には指導の観点が、監査報告書には確認の観点が、様式の項目として並んでいるはずです。様式がしっかり分かれていれば、現場での混ざりは記録の段階で自然に整理されます。
Ristaでは、現場で撮った写真とヒアリング内容から、訪問指導記録と監査報告書のそれぞれを、団体の様式に沿って下書きする形を取っています。同じ現場情報から2種類の記録がどう書き分けられるかは、起草サンプルで実物をご確認ください。
